Khai báo hải quan

Phần lớn chi phí phát sinh ngoài dự kiến của một lô hàng xuất nhập khẩu không đến từ cước vận chuyển, mà đến từ khâu hải quan. Một mã HS áp sai làm thay đổi thuế suất; một bộ chứng từ thiếu chứng nhận xuất xứ đúng form làm mất ưu đãi thuế; một tờ khai bị phân luồng đỏ làm container nằm bãi thêm vài ngày với phí lưu bãi tính theo ngày. Đây là khâu mà kinh nghiệm tạo ra khác biệt lớn nhất, và cũng là khâu mà sai sót khó sửa nhất sau khi đã thông quan.

D&C Shipping có đội khai báo riêng, không kiêm nhiệm với bộ phận kinh doanh. Chúng tôi kiểm tra bộ chứng từ trước khi truyền tờ khai chứ không truyền trước rồi sửa sau, bởi vì mỗi lần sửa tờ khai đều để lại dấu vết trong hồ sơ doanh nghiệp và ảnh hưởng tới việc đánh giá mức độ tuân thủ về sau.

Phạm vi dịch vụ

Chúng tôi nhận khai báo cho cả hàng xuất và hàng nhập, theo mọi loại hình: kinh doanh, gia công, sản xuất xuất khẩu, tạm nhập tái xuất và hàng phi mậu dịch. Với doanh nghiệp có sản lượng đều, chúng tôi xây dựng trước danh mục mã HS cho các mặt hàng thường xuyên, để mỗi lô mới không phải tra lại từ đầu và không có nguy cơ áp mã khác nhau giữa các lần.

Ngoài phần khai báo thuần tuý, chúng tôi tư vấn cách tận dụng ưu đãi thuế theo các hiệp định thương mại mà Việt Nam tham gia. Nhiều doanh nghiệp bỏ lỡ phần ưu đãi này chỉ vì chọn sai mẫu chứng nhận xuất xứ hoặc nộp muộn, chứ không phải vì hàng không đủ điều kiện.

• Khai báo điện tử. Truyền tờ khai trên hệ thống hải quan, theo dõi phân luồng và xử lý tới khi thông quan.
• Tư vấn mã HS. Xác định mã cho mặt hàng mới, lập danh mục dùng chung cho các lô lặp lại.
• Ưu đãi thuế theo hiệp định. Chọn đúng form chứng nhận xuất xứ và kiểm tra điều kiện hưởng ưu đãi trước khi hàng đi.
• Giấy phép chuyên ngành. Kiểm dịch, kiểm tra chất lượng, công bố hợp quy và các thủ tục quản lý chuyên ngành khác.
• Phối hợp kiểm hoá. Có mặt tại bãi khi tờ khai vào luồng đỏ, làm việc trực tiếp với công chức kiểm hoá để rút ngắn thời gian chờ.

Quy trình triển khai

1. Rà soát hồ sơ. Đối chiếu hợp đồng, hoá đơn, packing list và vận đơn với nhau. Sai lệch giữa các chứng từ là nguyên nhân phổ biến nhất khiến tờ khai bị vướng.
2. Xác định mã HS và chính sách mặt hàng. Kiểm tra thuế suất, điều kiện nhập khẩu và yêu cầu giấy phép chuyên ngành nếu có.
3. Truyền tờ khai. Khai trên hệ thống điện tử và nhận kết quả phân luồng thường chỉ sau vài phút.
4. Xử lý theo luồng. Luồng xanh thông quan ngay; luồng vàng cần xuất trình hồ sơ; luồng đỏ phải kiểm tra thực tế hàng hoá tại bãi.
5. Nộp thuế và thông quan. Nộp thuế điện tử, lấy lệnh giải phóng hàng và bàn giao cho bộ phận vận chuyển.

Chúng tôi báo kết quả phân luồng cho khách ngay khi có, kèm dự kiến thời gian thông quan tương ứng. Biết sớm rằng lô hàng vào luồng đỏ giúp khách chủ động lùi lịch giao cho khách hàng của họ, thay vì hứa một ngày rồi phải xin lỗi.

Cam kết và chỉ số

Chỉ số quan trọng nhất với chúng tôi là tỷ lệ tờ khai phải sửa sau khi truyền. Con số này đo trực tiếp chất lượng khâu rà soát hồ sơ, và giữ nó ở mức thấp có lợi cho khách hàng lâu dài hơn nhiều so với việc truyền nhanh rồi sửa dần: lịch sử tuân thủ tốt làm giảm tỷ lệ bị phân luồng vàng và đỏ cho các lô sau.

Chúng tôi cũng theo dõi thời gian thông quan trung bình theo từng luồng và công bố lại cho khách hàng theo quý, để khách có cơ sở lập kế hoạch giao hàng thay vì ước lượng theo cảm tính.

Thông quan nhanh là kết quả của việc chuẩn bị kỹ trước khi truyền tờ khai, chứ không phải của việc xử lý nhanh sau khi đã vướng.

Câu hỏi thường gặp

Áp sai mã HS thì hậu quả thế nào?

Doanh nghiệp phải nộp bổ sung phần thuế chênh lệch và có thể bị xử phạt, kể cả khi lô hàng đã thông quan từ lâu. Vì vậy chúng tôi ưu tiên xác định mã cẩn thận ngay từ lô đầu tiên và dùng lại nhất quán cho các lô sau.

Nộp chứng nhận xuất xứ muộn có được hoàn thuế không?

Trong nhiều trường hợp vẫn được, nhưng phải làm thủ tục hoàn và có thời hạn nhất định. Cách an toàn hơn là thống nhất với người bán về mẫu chứng nhận ngay từ khi ký hợp đồng.

Hàng vào luồng đỏ mất bao lâu?

Thường từ một tới hai ngày làm việc, phụ thuộc vào lịch kiểm hoá tại bãi và mức độ phức tạp của mặt hàng. Chúng tôi cử người có mặt tại bãi để không bỏ lỡ lượt kiểm.

---

Số liệu và cam kết trong bài là dữ liệu minh hoạ cho môi trường thử nghiệm.