eB/L, EDI và tự động hoá chứng từ: số hoá đang tiết kiệm bao nhiêu giờ mỗi lô hàng?

Trong giao nhận, phần lớn thời gian không mất vào việc vận chuyển mà mất vào việc chờ giấy tờ. Một lô hàng xuất khẩu đường biển điển hình đi qua khoảng mười lăm loại chứng từ, được nhập liệu lặp lại nhiều lần vào các hệ thống khác nhau. Mỗi lần nhập lại là một cơ hội để sai.

Ba năm gần đây, ba thay đổi kỹ thuật đang dịch chuyển bức tranh này: vận đơn điện tử (eB/L) được công nhận rộng hơn về pháp lý, kết nối dữ liệu trực tiếp (EDI hoặc API) giữa đại lý giao nhận và hãng tàu trở nên phổ biến, và việc trích xuất dữ liệu tự động từ chứng từ thương mại đã đủ chính xác để dùng trong sản xuất.

Luồng chứng từ sau khi số hoá

Khác biệt cốt lõi nằm ở chỗ dữ liệu chỉ được nhập một lần. Thông tin khách hàng cung cấp cho lô hàng được dùng lại cho booking, tờ khai hải quan và vận đơn, thay vì được gõ lại ở từng bước. Việc đối chiếu chuyển từ đọc thủ công sang kiểm tra tự động: hệ thống so khớp trọng lượng giữa phiếu đóng gói và booking, kiểm tra mã HS có thuộc danh mục cần giấy phép, và cảnh báo khi tên người nhận trên vận đơn khác với hợp đồng.

Phần tiết kiệm đo được

Con số đáng chú ý nhất không phải thời gian mà là tỷ lệ sửa vận đơn. Mỗi lần sửa vận đơn sau khi phát hành đều kéo theo phí của hãng tàu, thời gian chờ và rủi ro chậm giải phóng hàng ở đầu nhận. Khi dữ liệu không phải gõ lại, phần lớn nguyên nhân gây sai lệch biến mất.

Với eB/L, phần tiết kiệm rõ nhất nằm ở khâu chuyển giao chứng từ gốc. Một bộ vận đơn giấy gửi bằng chuyển phát nhanh từ Việt Nam sang châu Âu mất từ ba đến năm ngày và luôn có rủi ro thất lạc. Vận đơn điện tử được chuyển trong vài phút, và với các tuyến ngắn nội Á, điều này quyết định việc hàng có được lấy ra ngay khi tàu cập hay phải chờ chứng từ.

Những chỗ số hoá chưa đi tới

Sẽ không trung thực nếu chỉ nói về phần thuận lợi. Có ít nhất ba điểm nghẽn còn nguyên.

• Chứng từ chuyên ngành vẫn chủ yếu là giấy. Kiểm dịch thực vật, chứng nhận hun trùng hay giấy phép của một số bộ ngành vẫn yêu cầu bản gốc có dấu.
• Mức độ chấp nhận eB/L không đồng đều. Một số ngân hàng và người mua ở thị trường nhất định vẫn yêu cầu vận đơn giấy khi thanh toán bằng thư tín dụng.
• Dữ liệu đầu vào từ khách hàng chưa chuẩn hoá. Khi phiếu đóng gói vẫn được gửi dưới dạng ảnh chụp màn hình, phần tự động hoá phía sau chỉ chạy được một nửa.

Số hoá không loại bỏ công việc chứng từ. Nó chuyển trọng tâm từ gõ lại dữ liệu sang kiểm tra tính nhất quán của dữ liệu — công việc đòi hỏi nghiệp vụ cao hơn.

Giá trị pháp lý và bảo mật

Câu hỏi khách hàng đặt ra nhiều nhất khi chuyển sang vận đơn điện tử là: nó có giá trị như vận đơn giấy không? Câu trả lời phụ thuộc vào nền tảng phát hành và quy định của các bên liên quan. Vận đơn điện tử phát hành trên các nền tảng được hãng tàu và nhóm bảo hiểm trách nhiệm quốc tế chấp thuận có chức năng chứng từ sở hữu tương đương vận đơn giấy, bao gồm khả năng chuyển nhượng.

Về bảo mật, rủi ro lớn nhất trong thực tế không nằm ở nền tảng mà ở khâu trao đổi dữ liệu thủ công: tệp chứng từ gửi qua thư điện tử cá nhân, hoặc thông tin tài khoản nhận hàng bị thay đổi bởi thư giả mạo. Kết nối dữ liệu trực tiếp giữa các hệ thống giảm đáng kể nhóm rủi ro này, vì thông tin không còn đi qua hộp thư của từng người.

Dù vậy, mọi thay đổi thông tin người nhận hàng hoặc tài khoản thanh toán vẫn nên được xác nhận qua một kênh độc lập — một cuộc gọi tới số điện thoại đã biết trước — trước khi thực hiện.

Nên bắt đầu từ đâu

Với doanh nghiệp muốn cải thiện tốc độ xử lý chứng từ, thứ tự ưu tiên hợp lý là: chuẩn hoá biểu mẫu đầu vào trước, kết nối dữ liệu với đại lý giao nhận sau, và chỉ chuyển sang eB/L khi đã xác nhận người mua cùng ngân hàng của họ chấp nhận.

Bước đầu tiên là bước rẻ nhất và cho kết quả nhanh nhất: chỉ cần thống nhất một biểu mẫu phiếu đóng gói dạng bảng tính có cấu trúc, thay vì mỗi lô một định dạng, phần lớn công việc nhập liệu thủ công đã có thể tự động hoá.

D&C Shipping hỗ trợ khách hàng chuẩn hoá biểu mẫu và kết nối dữ liệu mà không tính thêm phí cho phần thiết lập ban đầu. Nếu doanh nghiệp muốn rà soát luồng chứng từ hiện tại, hãy liên hệ qua trang Liên hệ để đặt lịch làm việc.