DC INTERNATIONAL đạt chứng nhận ISO 9001:2015 cho toàn bộ quy trình giao nhận
D&C Shipping đã được cấp chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015. Phạm vi chứng nhận bao phủ dịch vụ giao nhận vận tải đường biển, đường hàng không và dịch vụ khai báo hải quan, áp dụng cho cả bốn văn phòng của công ty.
Quá trình chuẩn bị kéo dài chín tháng, gồm hai đợt đánh giá nội bộ và một đợt đánh giá chứng nhận do tổ chức độc lập thực hiện. Kết quả đánh giá không ghi nhận điểm không phù hợp nặng.
Điều gì thực sự thay đổi bên trong
Một chứng nhận tự nó không cải thiện chất lượng dịch vụ. Thứ tạo ra khác biệt là những gì phải làm để đạt được nó. Với chúng tôi, phần lớn công việc trong chín tháng qua là biến các thói quen vận hành — vốn tồn tại trong đầu những người làm lâu năm — thành quy trình viết ra được, đo được và bàn giao được.
Ba thay đổi có tác động rõ nhất tới khách hàng:
- Mỗi lô hàng có một người chịu trách nhiệm được ghi tên. Trước đây, khi một người nghỉ phép, khách hàng phải kể lại câu chuyện từ đầu cho người khác. Nay hồ sơ lô hàng ghi rõ người phụ trách chính và người thay thế.
- Mọi thay đổi chứng từ đều để lại dấu vết. Ai sửa, sửa gì, vào lúc nào. Điều này giúp truy nguyên nhanh khi có sai lệch giữa vận đơn và tờ khai.
- Khiếu nại được xử lý theo thời hạn cam kết, với thời hạn phản hồi đầu tiên là bốn giờ làm việc và thời hạn kết luận là năm ngày làm việc.
Các chỉ số được theo dõi
Hệ thống quản lý chất lượng yêu cầu đo lường, và việc đo lường chỉ có ý nghĩa nếu số liệu được dùng để ra quyết định. Ba chỉ số trên được xem xét trong cuộc họp vận hành hằng tháng; khi một chỉ số lệch khỏi ngưỡng trong hai tháng liên tiếp, bộ phận liên quan phải trình bày nguyên nhân và phương án khắc phục.
Điều đáng giá nhất mà quá trình này mang lại không phải tấm giấy chứng nhận, mà là việc chúng tôi buộc phải viết ra cách mình làm việc — và phát hiện vài chỗ mà chính chúng tôi cũng không thống nhất.
Chín tháng chuẩn bị
Ba tháng đầu tiên dành cho việc mô tả lại quy trình hiện có, đúng như nó đang diễn ra chứ không phải như nó được mong muốn. Mỗi bộ phận tự viết lại các bước mình làm với một lô hàng điển hình, sau đó đối chiếu chéo với bộ phận liền trước và liền sau. Chỉ riêng bước đối chiếu này đã phát hiện hơn hai mươi điểm bàn giao mà hai bên hiểu khác nhau.
Ba tháng tiếp theo là giai đoạn chạy thử: quy trình mới được áp dụng cho một nhóm khách hàng giới hạn, song song với cách làm cũ. Đây là giai đoạn nhiều tranh luận nhất, vì một số bước kiểm tra bổ sung làm chậm công việc trong những tuần đầu trước khi trở thành thói quen.
Ba tháng cuối dành cho đánh giá nội bộ, khắc phục và đánh giá chứng nhận. Các điểm không phù hợp nhẹ được ghi nhận trong đợt đánh giá — chủ yếu liên quan tới việc lưu hồ sơ đào tạo — đã được khắc phục trong vòng ba mươi ngày.
Duy trì chứng nhận
Chứng nhận ISO 9001:2015 có hiệu lực ba năm, kèm đánh giá giám sát hằng năm. Trong nội bộ, chúng tôi duy trì lịch đánh giá nội bộ sáu tháng một lần, luân phiên giữa các văn phòng để tránh tình trạng một nhóm tự đánh giá công việc của chính mình.
Chúng tôi cũng công bố nội bộ kết quả đánh giá cho toàn bộ nhân viên, bao gồm cả các điểm không phù hợp nhẹ. Cách làm này giúp tránh việc quy trình tồn tại trên giấy trong khi thực tế vẫn vận hành theo lối cũ.
Với khách hàng, điều này có nghĩa gì
Với doanh nghiệp đang tham gia chuỗi cung ứng của các tập đoàn lớn, chứng nhận này giúp rút ngắn phần đánh giá nhà cung cấp: nhiều bộ câu hỏi thẩm định chấp nhận chứng nhận ISO 9001 thay cho việc tự khai chi tiết về quy trình.
Với khách hàng khác, giá trị nằm ở tính ổn định của dịch vụ khi khối lượng tăng đột biến trong mùa cao điểm — thời điểm mà sự khác nhau giữa một quy trình được viết ra và một quy trình dựa vào trí nhớ trở nên rõ ràng nhất.
Bản sao chứng nhận được cung cấp theo yêu cầu; doanh nghiệp cần cho hồ sơ thầu hoặc hồ sơ nhà cung cấp có thể liên hệ qua trang Liên hệ.